La Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de Registros y del Notariado viene a complementar y modificar la Instrucción de 12 de febrero de 2015 que ya comentamos en este blog. Dicha Instrucción tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y confidencialidad de los ficheros electrónicos que contienen los libros presentados a legalización en los Registros Mercantiles.
Para garantizar la seguridad y confidencialidad de los archivos electrónicos remitidos a los Registros Mercantiles, los ficheros que contienen los libros serán borrados inmediatamente tras la certificación de legalización del Registrador. Será el empresario quien deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato de los archivos que presente a legalización, ya que de ese modo, en caso de que sea necesario, se podrá comprobar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital.
Además, la Instrucción permite a aquellos empresarios que prefieran un mayor grado de seguridad y confidencialidad de los archivos varias alternativas a la remisión en abierto de los ficheros de los libros:
1. Enviar los archivos encriptados mediante determinados algoritmos de cifrado. En este caso el Registrador calificará también que el algoritmo generado por los ficheros cifrados coincide con el que consta en la relación de libros presentada.
2. Utilizar el sistema de cifrado con doble clave, público y privada. Estos son puestos a disposición por las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actúan como tercero de confianza.
Por último, destacar el cambio normativo respecto de los libros legalizados en blanco, se establece que aquellos que contengan asientos relativos a un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. Al respecto, en el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias.
