Resumen rápido: El ICAC prohíbe activar como existencias las materias primas destinadas a muestras gratuitas y probadores. La Consulta 4 del BOICAC 145/2025 obliga a reconocer estos costes íntegramente como gasto de explotación en el momento exacto de su adquisición.
- Sin diferimiento: No se puede aplazar el gasto al momento de la entrega al cliente final.
- Clasificación: Pasa a computarse dentro de la cuenta de «Servicios exteriores» (publicidad y relaciones públicas).
El sector del gran consumo, la cosmética y la distribución a menudo recurre a la fabricación de muestras gratuitas y probadores (testers) como palanca comercial imprescindible. Sin embargo, la forma de contabilizar los costes de las materias primas destinadas a estos productos ha generado históricamente discrepancias en los departamentos financieros.
Para unificar criterios y garantizar la imagen fiel de las cuentas anuales, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado la Consulta 4 del BOICAC Nº 145/2025. Una resolución contundente que desautoriza ciertas prácticas muy extendidas y que obliga a directores financieros y auditores a revisar de inmediato sus políticas de balance.
1. El momento del registro: ¿Gasto inmediato o coste diferido?
Respuesta directa: Las materias primas y aprovisionamientos adquiridos para fabricar muestras gratuitas no pueden registrarse contablemente como existencias. El ICAC determina que deben reconocerse íntegramente como gasto del ejercicio en el momento de su adquisición, impidiendo diferir el coste al momento de la entrega.
Muchas compañías defendían la postura de registrar estos bienes como existencias en el balance para, según argumentaban, mantener un estricto control físico de los inventarios en sus almacenes. Paralelamente, corregían su valor mediante provisiones por deterioro acumuladas mes a mes.
El ICAC ha rechazado esta operativa de forma tajante basándose en el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad (PGC):
- Ausencia de activo: Estos elementos no cumplen la definición estricta de «activo», ya que no existe una expectativa cierta de generar beneficios económicos futuros directos a través de su venta o intercambio.
- Imposibilidad de diferimiento: Al ser un desembolso comercial, el coste debe imputarse en el ejercicio de compra de los aprovisionamientos, sin que sea lícito retenerlo en el balance hasta que el producto se consuma o se entregue en el punto de venta.
2. Clasificación correcta en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias
| Práctica habitual (Incorrecta) | Criterio obligatorio del ICAC (BOICAC 145/2025) |
Incluir las compras en la partida de “Aprovisionamientos” para su posterior registro en “Existencias”. | Clasificar obligatoriamente en la Partida 7: «Otros gastos de explotación». |
Registrar los costes de fabricación según el tipo de aprovisionamiento. | Encuadrar en la letra a) «Servicios exteriores», dentro de la partida de publicidad y relaciones públicas. |
Diferir el impacto al momento de la entrega física en la tienda. | Reconocimiento directo e íntegro en la cuenta de resultados al realizar la compra. |
Al tratarse de costes de naturaleza exclusivamente comercial y de promoción, el ICAC desautoriza por completo el uso de las cuentas de compras de existencias tradicionales (Aprovisionamientos). Deben computarse de forma unificada con el resto de los costes de publicidad, propaganda y relaciones públicas de la empresa.
En Grupo Alcázar constatamos de forma recurrente en nuestras auditorías cómo este tipo de reclasificaciones sectoriales suelen pasar desapercibidas hasta que se produce una revisión inspectora o una auditoría externa obligatoria. La correcta parametrización de los ERPs desde el momento de la recepción del pedido de compras es vital para evitar descuadres en el cierre del ejercicio.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Qué ocurre si compro materias primas y más tarde decido usarlas para muestras?
Si en el momento de la adquisición el destino previsto era la producción comercial para la venta, se registran como existencias normales. Si posteriormente se desvían para fabricar testers, deberá realizarse la correspondiente regularización de existencias con cargo inmediato a gastos de publicidad y propaganda.
¿Afecta esta consulta del ICAC al control físico del stock de los probadores?
No. El control físico y logístico de los inventarios puede (y debe) seguir llevándose a cabo mediante herramientas de gestión de almacenes (WMS) o cuentas de orden extracontables, pero nunca utilizando cuentas de activos de balance del PGC si no cumplen los requisitos conceptuales.
¿Se pueden activar los costes de personal o transformación imputables a las muestras?
No. Al igual que las materias primas, los costes de transformación/producción asociados de forma directa o indirecta a estos productos promocionales tienen naturaleza de gasto comercial y deben imputarse directamente a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en que se incurren.
¿Qué implicaciones fiscales tiene este criterio del ICAC?
Contablemente es un gasto del ejercicio. Desde el punto de vista del Impuesto sobre Sociedades, los gastos por relaciones públicas con clientes o para promocionar la venta de bienes y prestación de servicios son deducibles, siempre que cumplan los requisitos generales de inscripción contable, imputación temporal y justificación documental, respetando los límites legales establecidos para las atenciones a clientes.
¿Cuándo entra en vigor de forma obligatoria este criterio?
Al tratarse de una consulta del ICAC, su aplicación es de carácter obligatorio e inmediato para las cuentas anuales que se formulen a partir de la publicación del BOICAC Nº 145. Las empresas afectadas deberían adaptar su matriz de transacciones contables de manera urgente.
Conclusión para Auditores y Directores Financieros
La resolución de la Consulta 4 del BOICAC Nº 145/2025 despeja cualquier resquicio de interpretación: el registro de «activos con deterioro» para la llevanza del control de inventarios en el balance es una práctica incorrecta. Los directores financieros deben asegurar que toda compra de materias primas destinada a muestras se reconozca de manera directa en la partida de publicidad, propaganda y relaciones públicas de «Otros Gastos de explotación».
Si su empresa pertenece al sector de gran consumo o cosmética y necesita adecuar sus políticas contables y sistemas de control interno a este nuevo dictamen del ICAC, nuestro equipo de expertos en Auditoría y Consultoría Financiera está a su disposición para trazar la transición de forma segura.
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